Processing of (personal) data by the entity in charge of the online application process
General information
This data privacy statement, informs you about how your (personal data) that is collected as part of the application process is handled. It applies exclusively to data collected during the application process.
The controller
The controller under data protection law is:
EQS Group GmbH
Karlstr. 47
80333 München
Phone: +49 (0) 89 2102 98
Commercial register entry number: HRB 131048
Registration Court: Amtsgericht München
External Data Protection Officer: Oliver Kunert, Sunny Systems GmbH, datenschutz@eqs.com
Fundamentals and purposes of processing personal data collected from application documents and during the application process
Purpose and Legal Basis
If you apply to us, we will collect and process your personal data for the purpose of managing the application process, evaluating your suitability for the position and preparing contracts. By submitting an application, you express your interest in taking up work with us. In this context, you transmit personal data, which we will use and store exclusively for the purpose of your job search / application process. The legal basis for this processing is Art. 6 (1b) of the EU General Data Protection Regulation (GDPR): necessary for entering into a contract and where necessary, Art. 6 (1f) GDPR (legitimate interest) or your explicit consent under Art. 6 (1a) GDPR.
We take the security of your data seriously. We have internal policies and controls in place to ensure that your data is not lost, accidentally destroyed, misused or disclosed, and is not accessed except by our employees in the proper performance of their duties
Types of personal data processed
In particular, the following data is collected, when you submit your application::
• Name (First and Last names)
• Address
• eEmail address
• Phone number(s)
• LinkedIn profile (optional)
• Channel through which you found us
Furthermore, you can choose to provide additional documents, such as a cover letter, your CV, reference letters, employment history and information about your qualifications and/or your right to work in the country to which you have applied. These documents may include personal data such as
• Date of birth
• Additional addresses
• Other personal data you choose to share
As part of the application process, we reserve the right to conduct background checks on your professional profile. These checks are carried out exclusively on professional networks and websites where information about your career and qualifications are published. The purpose of these checks is to validate the information you have provided during the application process. The processing of this data is based on Art. 16 (1 f) GDPR. Our legitimate interest lies in evaluating your suitability for the advertised position and ensuring a fair and transparent application process.
Special categories of data
We may also collect, store and use "special categories" of more sensitive personal information in the form of information about your health, including any medical condition, if you provide them to us. We will use such information to consider whether we need to provide appropriate adjustments during the recruitment process in accordance with Art. 9 (2b) GDPR or based on your explicit consent under Art. 9 (2a) GDPR.
Data access and security
Access to your data
Only authorized personnel involved in the application process (e.g., HR staff and/or staff relevant interviewers, hiring managers and managers in the business area) have access to your data. The personnel is going to handle your data in compliance with confidentiality obligations.
Security Measures
EQS Group uses technical and organizational security measures to protect your data from manipulation, loss, destruction or access by unauthorized persons. These security measures are continuously improved in line with technological developments. They include, for example, access authorizations, authentication, audits, controls, alarm messages, data storage and backups, transmission standards and environmental integrity. EQS Group employees are subject to a code of conduct that obliges them to adhere to the principles of data protection and data security.
Retention of your data
Your data will be stored for a period of 180 days after the application process has been concluded to fulfill legal requirements and defending ourselves against any claims arising from legal provisions. After this period, your data will be deleted or anonymized for statistical purposes. In case of anonymization, the data will only be available to us in the form of so-called metadata, without any direct personal reference, for statistical analysis (for example, share of gender, number of applications per specified period of time etc.).
If you provide explicit consent, your data may be stored for one year after the application process has been concluded for the purpose of adding it to our Talent Pool in order to identify any other vacancies that may be of interest to you.
If you are offered and accept a position with us, we will retain your personal data collected as part of the application process for the duration of your employment and in compliance with applicable laws.
Disclosure of data to third parties
Data transmitted as part of your application will be transferred using TLS encryption and stored in a database. This database is operated by Personio GmbH, a provider of ahuman resource and applicant management software solution (https://www.personio.com/legal-notice/). In this context, Personio acts as our processor under Art. 28 of the GDPR. In this case, the processing is based on an agreement for the processing of orders between us as the controller and Personio. The third-party service provider is not allowed to use your personal data for its own purposes.
Rights of data subjects
You have the following rights regarding your personal data according to GDPR:
• Right of Access (Art. 15 GDPR): Obtain confirmation of whether your personal data is processed and access to that data.
• Right to Rectification (Art. 16 GDPR): Correct inaccurate or incomplete personal data.
• Right to Erasure (Art. 17 GDPR): Request the deletion of your personal data, subject to legal obligations.
• Right to Restriction (Art. 18 GDPR): Restrict the processing of your data in certain circumstances.
• Right to Data Portability (Art. 20 GDPR): Receive your data in a structured, commonly used format and transfer it to another controller.
• Right to Object (Art. 21 GDPR): Object to the processing of your data based on legitimate interests.
• Right to Withdraw Consent (Art. 7 (3) GDPR: Withdraw consent at any time, without affecting the lawfulness of processing before withdrawal.
If you have granted consent to our processing of your personal data, you have the right to withdraw your consent at any time. The lawfulness of the processing of your personal data up until this withdrawal is not affected by the withdrawal. Further processing of this data under a different basis in law, for example to fulfill legal obligations, remains unaffected as well.
To assert your rights as a data subject in relation to the data processed during this application process, please refer to our Human Resources department. You can contact the EQS Group Data Protection Officer: datenschutz@eqs.com.
If you believe that we have not adequately addressed your complaints or concerns, you have the right to file a complaint with a competent data protection authority.
Concluding provisions
We reserve the right to adjust this data privacy statement at any point in time to ensure that it is in line with the current legal requirements at all times, or in order to accommodate changes in the application process or other processes. In this case, the new data privacy statement applies to any later visit of this recruitment website or any later job application.
In addition to this data privacy statement, please view our general data privacy statement here: https://www.eqs.com/about-eqs/data-protection/. /
Traitement des données (personnelles) par l’opérateur du site Internet de recrutement
Informations générales
Ce site de recrutement est administré par Personio SE & Co. KG, qui propose une solution logicielle de gestion des ressources humaines et des candidats (
https://www.personio.com/legal-notice/).
Data. Les données transmises dans le cadre de votre candidature seront transférées par chiffrement TLS et stockées dans une base de données. Le seul responsable du traitement de ces données au sens de l’article 24 du RGPD est l’entreprise qui procède au traitement des candidatures en ligne. Le rôle de Personio se limite à l’exploitation du logiciel et du présent site Internet de recrutement et, dans ce contexte, au rôle de sous-traitant au sens de l’article 28 du RGPD. Dans ce cas, le traitement par Personio repose sur un accord pour le traitement des commandes entre le responsable du traitement et Personio.
En outre, Personio SE & Co. KG traite d’autres données, dont certaines peuvent être des données personnelles, pour fournir ses services, en particulier pour le fonctionnement de ce site de recrutement. Nous y reviendrons plus en détail ci-dessous.
Le responsable du traitement
Le responsable du traitement en vertu de la loi sur la protection des données est :
Personio SE & Co. KG
Seidlstraße 3
80335 Munich
Allemagne
Téléphone : +49 (89) 1250 1004
Inscription au registre du commerce
Numéro d’immatriculation au registre du commerce : HRA 115934
Tribunal d’immatriculation : Amtsgericht München
Coordonnées du délégué à la protection des données :
privacy@personio.com
Journaux d’accès (« journaux du serveur »)
Chaque accès à ce site de recrutement entraîne automatiquement la collecte de données générales de protocole, appelées journaux du serveur. En règle générale, ces données sont un pseudonyme et ne permettent donc pas de déduire l’identité d’une personne.
Sans ces données, il serait, dans certains cas, techniquement impossible de livrer ou d’afficher le contenu du logiciel. En outre, le traitement de ces données est absolument nécessaire sur le plan de la sécurité, en particulier pour le contrôle de l’accès, de la saisie, du transfert et du stockage. De plus, ces informations anonymes peuvent être utilisées à des fins statistiques et pour optimiser les services et la technologie. Par ailleurs, les fichiers journaux peuvent être vérifiés et analysés rétrospectivement en cas de suspicion d’utilisation illicite du logiciel. Cela se fonde sur le paragraphe 25, sous-section 2, phrase 2 de la Loi allemande sur les télécommunications et les télémédias (TTDSG).
En règle générale, des données telles que le nom de domaine du site Internet, le navigateur Internet et la version de celui-ci, le système d’exploitation, l’adresse IP, ainsi que l’horodatage de l’accès au logiciel sont recueillies. La portée de ce processus de création de journaux n’excède pas la portée de création de journaux commune à tout autre site Internet.
Ces journaux d’accès sont conservés pendant une durée maximale de 7 jours. Il est impossible de s’y opposer.
Journaux d’erreur
Des journaux d’erreurs sont générés dans le but d’identifier et de corriger les dysfonctionnements. Cela est indispensable pour que nous puissions réagir le plus rapidement possible aux éventuels problèmes d’affichage et de mise en œuvre des contenus (intérêt légitime). En règle générale, ces données sont un pseudonyme et ne permettent donc pas de déduire l’identité d’une personne. Cela se fonde sur le paragraphe 25, sous-section 2, phrase 2 de la Loi allemande sur les télécommunications et les télémédias (TTDSG).
En cas de message d’erreur, des données générales telles que le nom de domaine du site Internet, le navigateur Internet et la version de celui-ci, le système d’exploitation, l’adresse IP, ainsi que l’horodatage de l’accès au logiciel lors de l’apparition du message et/ou de la spécificité de l’erreur en question sont recueillies.
Ces journaux d’erreur sont conservés pendant une durée maximale de 7 jours. Il est impossible de s’y opposer.
Utilisation de cookies
Des cookies sont utilisés sur certaines parties de ce site de recrutement. Il s’agit de petits fichiers texte qui sont stockés sur l’appareil avec lequel vous accédez au site de recrutement. En règle générale, les cookies servent à assurer un accès sécurisé à un site Internet (« absolument nécessaire »), à mettre en œuvre certaines fonctionnalités telles que les paramètres de langue standard (« fonctionnel »), à améliorer l’expérience utilisateur ou la performance du site (« performance »), ou à placer des publicités ciblées (« marketing »).
Sur ce site de recrutement, nous n’utilisons généralement que des cookies absolument nécessaires, fonctionnels ou liés aux performances, en particulier pour mettre en œuvre certains paramètres par défaut tels que la langue, pour identifier le canal d’annonces d’emploi ou pour analyser la performance de l’annonce d’emploi par laquelle un utilisateur a accédé à ce site de recrutement. L’utilisation de cookies est indispensable à la fourniture de nos services et donc à l’exécution du contrat (article 6 (1) b) du RGPD).
Durée de stockage : jusqu’à 1 mois ou jusqu’à la fin de la session du navigateur
Droit de s’opposer : vous pouvez décider via les paramètres de votre navigateur si vous autorisez ou non l’utilisation de cookies. Veuillez noter que la désactivation des cookies peut entraîner une limitation ou un blocage complet des fonctionnalités de ce site de recrutement.
Droits des personnes concernées
Si Personio SE & Co. KG, en tant que responsable du traitement, traite des données à caractère personnel, vous disposez, en tant que personne concernée, de certains droits en vertu du Chapitre III du règlement général sur la protection des données de l’UE (RGPD), en fonction de la base légale et de la finalité du traitement, notamment le droit d’accès (article 15 du RGPD) et le droit de rectification (article 16 du RGPD), d’effacement (article 17 du RGPD), de limitation du traitement (article 18 du RGDP) et de portabilité des données (article 20 du RGPD), ainsi que le droit d’opposition (article 21 du RGPD). Si les données personnelles sont traitées avec votre consentement, vous avez le droit de retirer ce consentement en vertu de l’article 7 III du RGPD.
Pour faire valoir vos droits en tant que personne concernée en relation avec les données traitées dans le cadre du fonctionnement de ce site Internet de recrutement, veuillez vous adresser au Délégué à la protection des données de Personio SE & Co. KG (voir point B).
Dispositions finales
Personio se réserve le droit d’adapter à tout moment la présente déclaration de confidentialité des données afin de s’assurer qu’elle est à tout moment conforme aux exigences légales en vigueur ou afin de s’adapter aux modifications des services proposés, par exemple lorsque de nouveaux services sont ajoutés. Dans cette hypothèse, la nouvelle déclaration de confidentialité s’applique à toute visite ultérieure de ce site Internet de recrutement ou à toute candidature ultérieure.