Verarbeitung personenbezogener Daten durch die für das Online-Bewerbungsverfahren verantwortliche Stelle

Allgemeine Informationen
Mit dieser Datenschutzerklärung, die sich ausschließlich auf die im Rahmen des Bewerbungsprozesses erhobenen Daten bezieht, möchten wir Sie darüber informieren, wie Ihre im Rahmen des Bewerbungsprozesses erhobenen personenbezogenen Daten bei uns behandelt werden.

Kontrolle
Der datenschutzrechtliche Verantwortliche ist:
EQS Group GmbH
Karlstr. 47
80333 München
Telefon: +49 (0) 89 2102 98
Handelsregisternummer: HRB 131048
Registergericht: Amtsgericht München
Datenschutzbeauftragter: Oliver Kunert, Externer DPO Sunny Systems GmbH, datenschutz@eqs.com

Grundlagen und Zwecke der Verarbeitung personenbezogener Daten, die aus den Bewerbungsunterlagen und während des Bewerbungsprozesses erhoben werden
Wenn Sie sich bei uns bewerben, erheben und verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten zum Zwecke der Durchführung des Bewerbungsverfahrens und der Vertragsgestaltung. Mit der Einreichung einer Bewerbung bekunden Sie Ihr Interesse an der Aufnahme einer Tätigkeit bei uns. In diesem Zusammenhang übermitteln Sie personenbezogene Daten, die wir ausschließlich für Ihre Stellensuche / Bewerbung verwenden und speichern. Wir nehmen die Sicherheit Ihrer Daten ernst. Wir verfügen über interne Richtlinien und Kontrollen, um sicherzustellen, dass Ihre Daten nicht verloren gehen, versehentlich zerstört, missbraucht oder weitergegeben werden und außer von unseren Mitarbeitern bei der ordnungsgemäßen Erfüllung ihrer Aufgaben nicht zugänglich sind.

Insbesondere werden bei diesem Prozess die folgenden Daten erhoben:
Name (Vor- und Nachname)
Adresse
E-Mail-Adresse
Telefonnummern
LinkedIn-Profil (optional)
Kanal, über den Sie uns gefunden haben

Darüber hinaus können Sie aussagekräftige Dokumente wie ein Anschreiben, Ihren Lebenslauf, Referenzschreiben, Ihren beruflichen Werdegang und Ihre Qualifikationen sowie Ihr Recht, in dem Land zu arbeiten, in dem Sie sich beworben haben, hochladen. Diese können zusätzliche personenbezogene Daten wie Geburtsdatum, Adresse usw. enthalten. Wir erfassen auch alle Informationen, die Sie uns während eines Interviews zur Verfügung stellen.

Wir sind außerdem berechtigt, "Sonderkategorien" sensibler personenbezogener Daten in Form von Informationen über Ihre Gesundheit, einschließlich etwaiger Erkrankungen, zu erfassen, zu speichern und zu verwenden, wenn Sie uns diese zur Verfügung stellen. Wir werden diese Informationen verwenden, um zu prüfen, ob wir während des Einstellungsverfahrens entsprechende Anpassungen vornehmen müssen. So werden wir beispielsweise prüfen, ob Anpassungen an die Interviewvereinbarungen vorgenommen werden müssen.

Nur autorisierte HR-Mitarbeiter und/oder am Bewerbungsprozess beteiligte Mitarbeiter wie Interviewpartner, Einstellungsverantwortliche und Führungskräfte des Geschäftsbereichs haben Zugriff auf Ihre Daten. Die personenbezogenen Daten werden in der Regel ausschließlich zum Zwecke der Besetzung der von Ihnen gewünschten Stelle gespeichert.

Ihre Daten werden für einen Zeitraum von 90 Tagen nach Abschluss des Bewerbungsprozesses gespeichert. Dies geschieht in der Regel zur Erfüllung gesetzlicher Anforderungen und/oder zur Abwehr von Forderungen aus gesetzlichen Bestimmungen. Nach Ablauf dieser Frist sind wir verpflichtet, Ihre Daten zu löschen oder zu anonymisieren. Im Falle der Anonymisierung stehen uns die Daten nur in Form von sogenannten Metadaten, ohne direkten persönlichen Bezug, für statistische Auswertungen zur Verfügung (z.B. Anteil der männlichen und/oder weiblichen Bewerber, Anzahl der Bewerbungen pro Zeitraum etc.).

Darüber hinaus speichern wir Ihre Daten, wenn Sie gesondert zustimmen, für ein Jahr nach Abschluss des Bewerbungsprozesses, um Sie in unseren Talentpool aufzunehmen und andere für Sie interessante Stellenangebote zu identifizieren.

Sollte Ihnen während des Bewerbungsprozesses eine Stelle bei uns angeboten und diese von Ihnen akzeptiert werden, speichern wir die im Rahmen des Bewerbungsprozesses erhobenen personenbezogenen Daten mindestens für die Dauer Ihrer Beschäftigung.

Weitergabe von Daten an Dritte
Die im Rahmen Ihrer Bewerbung übermittelten Daten werden mit TLS-Verschlüsselung übertragen und in einer Datenbank gespeichert. Diese Datenbank wird von der Personio GmbH betrieben, die eine Softwarelösung für das Personal- und Bewerbermanagement anbietet (https://www.personio.com/legal-notice/). In diesem Zusammenhang ist Personio unser Verarbeiter gemäß Artikel 28 der DSGVO. In diesem Fall basiert die Datenverarbeitung auf einer Vereinbarung über die Auftragsabwicklung zwischen uns als Controller und der Personio GmbH. Den Drittanbietern ist es nicht gestattet, Ihre personenbezogenen Daten für eigene Zwecke zu verwenden.

Rechte der betroffenen Personen
Wenn wir als Verantwortlicher für die Datenverarbeitung personenbezogene Daten verarbeiten, haben Sie als betroffene Person je nach Rechtsgrundlage und Zweck der Verarbeitung bestimmte Rechte nach Kapitel III der Allgemeinen Datenschutzverordnung der EU (DSGVO), insbesondere das Recht auf Zugang (Artikel 15 der DSGVO) und das Recht auf Berichtigung (Artikel 16 der DSGVO), Löschung (Artikel 17 der DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Artikel 18 der DSGVO) und Datenübertragbarkeit (Artikel 20 der DSGVO) sowie das Recht auf Widerspruch (Artikel 21 der DSGVO). Wenn die Verarbeitung der personenbezogenen Daten mit Ihrer Einwilligung erfolgt, haben Sie das Recht, diese Einwilligung gemäß Artikel 7 III der DSGVO zu widerrufen.

Um Ihre Rechte als betroffene Person in Bezug auf die in diesem Bewerbungsverfahren verarbeiteten Daten geltend zu machen, wenden Sie sich bitte an unsere Personalabteilung.

Schlussbestimmungen
Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit anzupassen, um sicherzustellen, dass sie jederzeit den aktuellen gesetzlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen im Bewerbungsverfahren oder anderen Prozessen Rechnung zu tragen. In diesem Fall gilt die neue Datenschutzerklärung für jeden späteren Aufruf dieser Personalvermittlungs-Website oder jede spätere Bewerbung.
Zusätzlich zu dieser Datenschutzerklärung finden Sie hier unsere allgemeine Datenschutzerklärung: https://www.eqs.com/de/footer/legals/datenschutz/.

Verarbeitung (personenbezogener) Daten durch den Betreiber der Recruiting-Seite

Allgemeines

Diese Recruiting-Seite wird von der Personio SE & Co. KG betrieben, einem Unternehmen mit Sitz in Deutschland, welches eine Personalverwaltungs- und Bewerbungsmanagement-Software anbietet (https://www.personio.com/legal-notice/). Data). Die im Rahmen Ihrer Bewerbung übermittelten Daten werden per TLS-Verschlüsselung übertragen und in einer Datenbank gespeichert. Für diese Daten ist allein das Unternehmen verantwortlich im Sinne von Art. 24 DSGVO, das dieses Online-Bewerbungsverfahren durchführt. Personio ist lediglich Betreiber der Software und dieser Recruiting-Seite und in dem Zusammenhang Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Die Grundlage für die Verarbeitung durch Personio ist hierbei ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung zwischen der verantwortlichen Stelle und Personio. Zudem verarbeitet die Personio SE & Co. KG zur Erbringung ihrer Dienstleistungen, insbesondere für den Betrieb dieser Recruiting-Seite, weitere Daten, die zum Teil auch personenbezogene Daten sein können. Darauf wird im Folgenden näher eingegangen.

Verantwortliche Stelle

Verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzrechts ist:
Personio SE & Co. KG
Seidlstraße 3
80335 München
Tel.: +49 (89) 1250 1004
Eintragung im Handelsregister
Registernummer: HRA 115934
Registergericht: Amtsgericht München
Datenschutzbeauftragter: privacy@personio.com

Zugriffsprotokolle („Server-Logs“)

Mit jedem Zugriff auf diese Recruiting-Seite werden automatisch allgemeine Protokolldaten, sogenannte Server-Logs, erfasst. Diese Daten sind in der Regel Pseudonyme und erlauben daher keine Rückschlüsse auf eine natürliche Person. Ohne diese Daten wäre es technisch teilweise nicht möglich, die Inhalte der Software auszuliefern und darzustellen. Zudem ist die Verarbeitung dieser Daten aus Sicherheitsaspekten, insbesondere zur Zugriffs-, Eingabe-, Weitergabe- und Speicherkontrolle, zwingend notwendig. Darüber hinaus können die anonymen Informationen für statistische Zwecke sowie für die Optimierung des Angebots und der Technik verwendet werden. Zudem können die Log-Files bei Verdacht auf eine rechtswidrige Nutzung der Software nachträglich kontrolliert und ausgewertet werden. Die Rechtsgrundlage hierfür findet sich in § 25 Absatz 2 Satz 2 TDDDG. Erfasst werden allgemein Daten wie der Domainname der Webseite, der Webbrowser und die Webbrowser-Version, das Betriebssystem, die IP-Adresse sowie der Zeitstempel des Zugriffs auf die Software. Der Umfang dieser Protokollierung geht nicht über den gängigen Umfang jeder anderen Webseite im Internet hinaus. Die Speicherdauer dieser Zugriffsprotokolle beträgt bis zu 7 Tage. Ein Widerspruchsrecht besteht nicht.

Fehlerprotokolle („Error-Logs“)

Zum Zwecke der Fehleridentifizierung und -behebung werden sogenannte Fehlerprotokolle („Error-Logs“) angefertigt. Dies ist zwingend erforderlich, um auf mögliche Probleme bei der Darstellung und Umsetzung von Inhalten möglichst zeitnah reagieren zu können (berechtigtes Interesse). Diese Daten sind in der Regel Pseudonyme und erlauben daher keine Rückschlüsse auf eine natürliche Person. Die Rechtsgrundlage hierfür findet sich in § 25 Absatz 2 Satz 2 TDDDG. Bei Auftreten einer Fehlermeldung werden allgemeine Daten wie der Domainname der Webseite, der Webbrowser und die Webbrowser-Version, das Betriebssystem, die IP-Adresse sowie der Zeitstempel bei Auftreten der entsprechenden Fehlermeldung/-spezifikation erfasst. Die Speicherdauer dieser Fehlerprotokolle beträgt bis zu 7 Tage. Ein Widerspruchsrecht besteht nicht.

Einsatz von Cookies

Teilweise werden auf dieser Recruiting-Seite sogenannte Cookies eingesetzt. Dies sind kleine Textdateien, welche auf dem Gerät, mit welchem Sie auf diese Recruiting-Seite zugreifen, gespeichert werden. Grundsätzlich dienen Cookies dazu, die Sicherheit beim Besuch einer Website zu gewährleisten („unbedingt erforderlich“), gewisse Funktionalitäten wie Standard-Spracheinstellungen umzusetzen („funktional“), das Nutzungserlebnis oder die Performance auf der Webseite zu verbessern („Performance“) oder zielgruppenbasierte Werbung auszuspielen („Marketing“). Auf dieser Recruiting-Seite kommen grundsätzlich nur unbedingt erforderliche, funktionale und Performance Cookies zum Einsatz, insbesondere zur Umsetzung gewisser Voreinstellungen wie bspw. der Sprache, zur Identifizierung des Bewerbungskanals oder zur Analyse der Performance einer Stellenausschreibung, über die eine nutzende Person auf diese Recruiting-Seite gelangt ist. Die Nutzung von Cookies ist für die Erbringung unserer Dienstleistungen und damit für die Erfüllung des Vertrags (Art. 6 (1) b) DSGVO) zwingend erforderlich. Speicherdauer: Bis zu 1 Monat bzw. bis zur Beendigung der Browser-Session Widerspruchsrecht: Sie können über Ihre Browser-Einstellungen selbst bestimmen, ob Sie Cookies erlauben oder der Nutzung von Cookies widersprechen möchten. Bitte beachten Sie, dass eine Deaktivierung der Cookies zu einer eingeschränkten oder komplett unterbundenen Funktionalität dieser Recruiting-Seite führen kann.

Betroffenenrechte

Sofern durch die Personio SE & Co. KG als verantwortliche Stelle personenbezogene Daten verarbeitet werden, haben Sie als betroffene Person in Abhängigkeit von Rechtsgrundlage und Zweck der Verarbeitung bestimmte Rechte aus Kapitel III der EU Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), dabei ggf. insbesondere Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO), Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO), Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Sofern die Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf Ihrer Einwilligung beruht, haben Sie nach Art. 7 III DSGVO das Recht auf Widerruf dieser datenschutzrechtlichen Einwilligung. Bitte wenden Sie sich zur Geltendmachung Ihrer Betroffenenrechte in Bezug auf die für den Betrieb dieser Recruiting-Seite verarbeiteten Daten an den Datenschutzbeauftragten der Personio SE & Co. KG (siehe Ziffer B.).

Abschließende Bestimmungen

Personio behält sich vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen der Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen, z.B. bei der Einführung neuer Services. Für einen erneuten Besuch dieser Recruiting-Seite oder eine erneute Bewerbung gilt dann die neue Datenschutzerklärung.